Касови апарати и еврото 2026: пренастройка, бележки и Наредба Н-18

Ако издавате касови бележки, касовият ви апарат вече трябва да работи в евро — с фиксирания курс 1 € = 1.95583 лв. и с двойно обозначаване на сумата в бележката до 8 август 2026 г. В повечето случаи не се налага да сменяте устройството, а само да го актуализирате софтуерно през сервиз. Ето какво точно изисква Наредба Н-18 в прехода към еврото, какво трябва да пише на бележката и как да не вземете глоба заради непренастроен апарат.

Актуално към юли 2026 г. Курсът е фиксиран: 1 € = 1.95583 лв. Техническите изисквания към фискалните устройства са в Наредба Н-18, а правилата за двойното обозначаване — в Закона за въвеждане на еврото. Проверявайте конкретните срокове за вашия модел със сервиза и с НАП; статията не е правна консултация.

Какво се промени накратко

От 1 януари 2026 г. еврото е основната валута на касовата бележка, а левът остава само за информация. Три ключови момента:

• Водеща валута — евро. Фискалното устройство регистрира и отчита оборота към НАП в евро и центове.
• Двойна сума на бележката. До края на периода на двойно обозначаване (8 август 2026 г.) крайната сума се изписва и в евро, и в лева, заедно с фиксирания курс.
• Без нов апарат по правило. Ако устройството ви подлежи на софтуерна актуализация, не сте длъжни да го сменяте — сменя се само това, което технически не може да се обнови.

Какво трябва да показва бележката

По време на двойното обозначаване фискалната (или системната) бележка съдържа крайната платена сума в евро като водеща валута, същата сума в лева за информация и официалния фиксиран курс 1 € = 1.95583 лв. Пресмятането е чрез разделяне на левовата сума на 1.95583 и закръгляне до цент по общите правила.

На практика клиентът вижда едно и също плащане, изразено в двете валути — точно както на етикета в магазина. Целта е прозрачност в прехода: всеки да може да сравни цената, която е свикнал да вижда в лева, с новата в евро.

След 8 август 2026 г. задължителното двойно обозначаване отпада и бележката остава само в евро. Не бързайте да изключвате левовата колона по-рано — до крайната дата тя е задължителна.

Трябва ли да сменяте касовия апарат

Най-честият въпрос — и добрата новина е, че в повечето случаи не. Правилото е просто:

• ако моделът ви подлежи на софтуерна актуализация — сервизът зарежда новата версия и апаратът заработва в евро;
• ако устройството е толкова старо, че не може да бъде обновено — тогава се налага замяна.

Актуализацията при повечето модели отнема минути и се прави от вписан в регистъра сервиз. Направете я предварително, а не в последния момент — в пиковете сервизите са натоварени, а работа с непренастроен апарат носи санкция.

Практичен пример

Малко кафене с оборот от продажба за деня 900 €:

• касовият апарат отпечатва на всяка бележка сумата в евро (водещо), същата сума в лева и курса 1 € = 1.95583 лв.;
• в края на деня дневният финансов отчет (Z-отчет) обобщава оборота в евро;
• към НАП оборотът се отчита в евро — счетоводството вече не превалутира ръчно.

Ако апаратът не е пренастроен и продължава да бие само в лева, бележките са нередовни — а нередовна касова бележка е сред най-често санкционираните нарушения при проверка на място.

Кой е длъжен да има касов апарат

Задължението за фискално устройство не зависи от еврото — то важи за всеки, който приема плащания в брой (или с карта на място) за продажби на стоки и услуги, освен изрично изброените изключения. Еврото не разширява и не стеснява кръга на задължените лица; то само променя валутата, в която апаратът работи.

Ако тепърва започвате дейност и се колебаете дали ви трябва касов апарат, решаващо е как приемате плащане: плащане в брой почти винаги изисква фискално устройство, докато чисто банкови преводи между фирми — не. При смесен модел (част в брой, част по банка) обикновено пак ви трябва апарат за касовата част. Това е въпрос, който си струва да изясните със счетоводител още преди първата продажба, за да не издавате нередовни документи от старта.

Онлайн магазини и виртуален ПОС

Еврото засяга не само физическите касови апарати. Ако продавате онлайн и приемате картови плащания през виртуален ПОС, същата логика важи и там:

• цените в онлайн магазина се обозначават двойно (в лева и евро) до 8 август 2026 г.;
• документът, който издавате при онлайн продажба (фискален бон от софтуер за управление на продажбите или друг разписващ плащането документ), съдържа сумата в евро като водеща валута;
• ако използвате СУПТО (софтуер за управление на продажбите в търговски обект), уверете се, че доставчикът е обновил системата за евро — включително номенклатурите с цени и връзката към фискалното устройство.

Разминаване между цената, показана в кошницата, и сумата на издадения документ е класически повод за оплакване и проверка. Тествайте целия път на поръчката в евро, преди пиков сезон.

Дневни отчети и връзка с НАП

Освен отделните бележки, в евро е и дневният финансов отчет (Z-отчет), който натрупва оборота за деня. Фискалното устройство предава данните към сървъра на НАП в евро и центове — счетоводството ви вече не прави ръчно превалутиране на дневния оборот.

Това означава, че сверката на касата в края на деня също се води в евро: касовата наличност, инкасото и оборотът по Z-отчета трябва да съвпадат в една и съща валута. Ако все още приемате левови банкноти в брой през януари 2026 г. (в периода на двойното обращение), водете ясна отчетност коя част от касата е в лева и коя — в евро, за да не се получи разминаване.

Санкции при непренастроен апарат

Работата с фискално устройство, което не отговаря на изискванията — например продължава да отчита само в лева след 1 януари 2026 г. или не показва двойната сума в периода на двойно обозначаване — е нарушение по реда на ДДС законодателството и Наредба Н-18. Санкциите за нередовна касова бележка са сред най-често налаганите при проверка на място, а при повторност растат. Затова пренастройката не е формалност, а условие оборотът ви да се отчита редовно.

Проверката на място обикновено сравнява три неща: етикет/ценоразпис, издадена бележка и наличност в касата. Ако и трите са в синхрон и в правилната валута, сте изрядни.

Чести грешки при прехода

• Отлагане на актуализацията. „Ще го направя, като намаля работа” — а срокът вече тече. Обновете апарата възможно най-рано.
• Ръчно въвеждане на цени в стари лева. След пренастройката цените в системата се въвеждат в евро; смесването на валути води до грешни бележки.
• Разминаване между етикет и бележка. Цената на етикета (в лева и евро) трябва да съвпада с тази на бележката — разминаване е сигнал за проверка.
• Изключване на двойното обозначаване преди 8 август 2026 г. До тази дата левовата сума на бележката е задължителна.

Как касовият апарат се връзва с останалото счетоводство

Пренастроеният апарат е само едно от звената. В евро вече са и:

• фактурите — вижте честите грешки при фактуриране в евро;
• прагът за плащане в брой — остава 10 000 лв. (5112,92 €), виж лимита на плащанията в брой;
• регистрацията и отчетността по ДДС — оборотът от касовия апарат влиза в дневниците, виж регистрация по ДДС.

Ако едва сега въвеждате касов апарат за нов обект, свържете това с целия преход към еврото — общата картина е в България в еврозоната от 2026 г.

Кратка чеклиста

1. Проверете със сервиза дали моделът ви подлежи на актуализация или на замяна.
2. Направете пренастройката предварително, не в пиков ден.
3. Уверете се, че бележката показва евро + лева + курс до 8 август 2026 г.
4. Синхронизирайте цените в системата — всичко в евро.
5. Сверявайте етикет ↔ бележка — сумите трябва да съвпадат.

Често задавани въпроси

Задължен ли съм да сменя касовия апарат заради еврото? Не, ако устройството подлежи на софтуерна актуализация. Смяна се налага само когато моделът технически не може да бъде обновен.

До кога бележката трябва да е и в лева? До края на периода на двойно обозначаване — 8 август 2026 г. След това остава само евро.

В коя валута апаратът отчита оборота към НАП? В евро и центове — от 1 януари 2026 г. еврото е водещата валута на фискалното устройство.

Кой прави пренастройката? Вписан в регистъра сервиз на фискални устройства. Не пипайте настройките сами — това е регламентирана дейност.

Пренастройка на апарата, редовни бележки и коректно отчитане в евро — това е ежедневие за счетоводителя. С месечния счетоводен абонамент следим касовата дисциплина и отчетността ви в прехода към еврото — вижте пакетите и цените.