🏛️ Регистрация на фирма

Електронна трудова книжка: проверка и съдбата на старата

Хартиена трудова книжка вече не се води. От 1 юни 2025 г. всяко постъпване, промяна и напускане се вписва в единния електронен трудов запис — електронен документ в регистъра на заетостта на НАП, който има силата на официален удостоверителен документ (чл. 347а КТ). Виждате го безплатно в портала на НАП с ПИК или КЕП или в офис на НАП. Старата книжка не се изхвърля: тя остава единственото официално доказателство за стажа ви до 1 юни 2025 г.

Актуално към септември 2026 г. Правилата са в Кодекса на труда след изменението с ДВ, бр. 85 от 2023 г. (в сила от 01.06.2025 г.) и в Наредбата за вписване в регистъра на заетостта. Срокът работодателите да „оформят“ хартиените книжки изтече на 1 юни 2026 г. Статията е обща информация, не правна консултация.

Какво точно замени трудовата книжка

„Електронна трудова книжка“ е разговорното име. В закона понятията са две:

• Регистър на заетостта — базата данни, която НАП поддържа (чл. 347 КТ);
• Единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ) — вашата лична „страница“ в този регистър, сглобена от електронните трудови записи, които работодателите подават.

Регистърът не се появи от нулата: НАП го напълни първоначално с данните от стария регистър на трудовите договори, който работодателите поддържат с уведомленията по чл. 62 КТ още от 2003 г.

Какво съдържа електронният трудов запис

Чл. 349 КТ изброява 18 групи данни. Най-важните за работника:

Данни	Защо ви интересуват
работодател, основание и дата на договора, срок	доказват кога и при кого сте работили
длъжност по НКПД и код на дейността	влияят на минималния осигурителен доход и на конкурси
основно трудово възнаграждение	база за спорове и обезщетения
продължителност на работното време	непълен ден = пропорционален стаж
време, което се признава и което не се признава за трудов стаж	тук стои например неплатеният отпуск над 30 работни дни
дата и основание за прекратяване	решава дали обезщетението за безработица ще е в пълен размер или минимално
изплатени обезщетения по чл. 222, ал. 2 и 3 КТ	виждат се от следващ работодател
уговорен и използван платен годишен отпуск в годината на напускане	важи за изчисляване на остатъка
запорни съобщения	новият работодател научава за запора

Два детайла за поверителността: следващият работодател не вижда какви заплати и обезщетения сте получавали при предишните (с изключение на обезщетенията по чл. 222, ал. 2 и 3), а вие имате право да видите историята на достъпите до записа си.

Как да проверите електронната си трудова книжка

По чл. 15 от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта достъпът е по два начина:

1. Онлайн — в портала за електронни услуги на НАП, с квалифициран електронен подпис или персонален идентификационен код (ПИК) на НАП. Справката се отваря веднага и може да се запази.
2. На място — с искане по образец в териториален офис на НАП. Данните се предоставят на хартия в 7-дневен срок.

Достъпът е безплатен (чл. 347, ал. 3 КТ). Родителите и настойниците на работещи до 18 години също имат право да видят записа им.

Какво да проверите при първото отваряне:

• има ли вписване за всеки ваш договор след 2003 г. — пропуснат договор означава пропуснат стаж;
• съвпада ли основанието за прекратяване с това в заповедта ви;
• отбелязано ли е работно време на непълен ден там, където не сте работили на непълен ден;
• има ли период, отбелязан като „непризнат за трудов стаж“, който не разпознавате.

Какво да правите със старата хартиена книжка

Пазете оригинала. По § 22 от преходните разпоредби хартиената книжка, издадена преди 1 юни 2025 г., остава официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства. Електронният запис не пренася автоматично стария стаж ред по ред — книжката е доказателството за всичко преди тази дата.

Проверете дали е „оформена“. По § 24 работодателите трябваше до 1 юни 2026 г. (или при прекратяване между 01.06.2025 и 01.06.2026 г.) да впишат в книжката с цифри и думи стажа при тях към 1 юни 2025 г., да я подпишат и да я върнат незабавно на работника.

Ако книжката ви още е при работодателя или стажът не е вписан, срокът е изтекъл — поискайте я писмено. При отказ се обърнете към инспекцията по труда.

Ако книжката е изгубена или унищожена след 1 юни 2025 г. Дирекция „Инспекция по труда“ издава нова и вписва стажа отпреди тази дата въз основа на писмено заявление-декларация, към което прилагате удостоверения от работодателите и други оригинални документи (§ 24, ал. 2). Събирайте ги, докато фирмите съществуват — закрита фирма трудно издава удостоверение.

Кой поправя грешка в електронния запис?

Работодателят. Той е длъжен да вписва данните „точно и своевременно“ (чл. 349, ал. 2 КТ) и подава коригиращ електронен трудов запис. Сроковете са кратки: вписване до 3 дни от сключване или изменение на договора и до 7 дни от прекратяването (чл. 62, ал. 3 КТ).

Инспекцията по труда вписва данни, когато работодателят откаже или не може — например при стаж, установен със съдебно решение, или при напускане без предизвестие, заявено в инспекцията, защото работодателят не може да бъде открит (чл. 350а КТ).

Съдът — при спор за основанието за уволнение. Поправеното основание се вписва в записа от работодателя, а при отказ — от инспекцията (чл. 346 КТ).

Защо проверката си струва точно сега

Два срока правят есента на 2026 г. удобен момент:

• 1 юни 2026 г. вече мина, така че книжките трябва да са оформени и върнати. Грешка, открита сега, се оправя по-лесно, отколкото след години, при пенсиониране.
• От 1 януари 2027 г. трудовият стаж започва да се изчислява и в часове. Стажът до края на 2026 г. остава по досегашния ред, но точните данни в записа ще са базата за всичко след това — вижте трудов стаж в часове.

Основанието за прекратяване в записа има и пряк паричен ефект: то определя дали при безработица ще получавате пълен размер или минимума за 4 месеца — подробно в обезщетение за безработица 2026.

Често задавани въпроси

Трябва ли да нося трудова книжка при постъпване на нова работа? Не. Новият работодател вижда данните от регистъра на заетостта. Хартиената книжка ви трябва само като доказателство за стажа преди 1 юни 2025 г.

Колко струва справката от електронния трудов запис? Нищо. Достъпът е безплатен онлайн и в офисите на НАП.

Нямам ПИК или електронен подпис. Как да видя записа си? Подайте искане в офис на НАП; справката се издава на хартия до 7 дни. ПИК на НАП също се получава безплатно в офис.

Работодателят не ми е върнал старата трудова книжка. Какво да направя? Поискайте я писмено с входящ номер. Срокът за оформяне изтече на 1 юни 2026 г.; при отказ подайте сигнал до инспекцията по труда.

---

Работодателите носят отговорност за всеки ред в електронния запис и за оформянето на старите книжки. Ако подготвяте документите за трудов договор и искате вписванията в регистъра да са точни и навреме, поемаме ТРЗ в счетоводния абонамент.